Le cabinet Atlantic Partners est engagé depuis de nombreuses années dans un processus de dématérialisation afin d’améliorer la transmission de l’information et de réduire son empreinte carbone.

Le besoin de dématérialisation peut venir de contraintes physiques (par exemple, peu de place dans les locaux pour le stockage), d’une demande des clients qui ne souhaitent plus venir apporter les documents « papier » au cabinet tous les mois ou encore de contraintes légales (par exemple, l’administration des impôts peut nous imposer de dématérialiser les déclarations de TVA ou les factures).

La pandémie du COVID-19 a encore mis davantage en exergue la nécessité de la dématérialisation lorsque les salariés sont forcés de travailler depuis leur domicile. Le télétravail va se démocratiser progressivement et il est indispensable de s’adapter à ce changement en proposant des solutions pour la gestion de la comptabilité en ligne.

En effet, certains cabinets comptables n’avaient pas anticipé ce changement et se sont retrouvés dans l’impossibilité de continuer à travailler lorsque la pandémie est apparue.

Le cabinet Atlantic Partners dispose d’un outil comptable FULLL totalement digital accessible en ligne, qui vous permet de déposer vos pièces comptables (factures, relevés bancaires, documents juridiques…) et donc de respecter les principes du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) puisque nous récupérons directement ces documents comptables pour les saisir en comptabilité.

Vous n’avez plus besoin de vous déplacer pour nous apporter vos documents « papier » et vous avez accès à la mise à jour de votre comptabilité en temps réel une fois que vos documents ont été traités par nos équipes. Un véritable gain de temps ! Cela améliore également la sécurité de vos documents physiques qui restent en votre possession et ne risquent plus de se perdre dans le système postal par exemple. Nous disposons également leur copie numérique archivée sur des serveurs sécurisés.

Notre logiciel vous offre également la possibilité de réaliser vos factures clients en ligne et de les envoyer directement depuis le logiciel à vos clients par email, respectant ainsi le processus de la facturation électronique. Simple d’utilisation ce logiciel de gestion comptable fonctionne en mode SAAS.

Au Royaume-Uni en particulier, le logiciel de saisie comptable est souvent séparé du logiciel de production des comptes annuels et de la liasse fiscale.

Ainsi, nous disposons, en complément de notre outil de saisie comptable, d’un outil spécifique en ligne Digita (Thomson Reuters) pour l’établissement de vos comptes annuels et leur dépôt auprès de Companies House, ainsi que l’établissement de votre déclaration d’impôt sur les sociétés (Corporation tax) et son dépôt auprès de HMRC.

Également, l’objectif du HMRC (service des impôts britannique) est de rendre l’ensemble des déclarations fiscales totalement digitales via leur programme « Making Tax Digital » (MTD).

La première étape a concerné les déclarations de TVA qui doivent obligatoirement être réalisées depuis un logiciel agréé MTD lorsque le chiffre d’affaires annuel dépasse £85,000. Ce logiciel est lié à la saisie de la comptabilité afin de pouvoir retracer les écritures qui ont mené au calcul de la TVA.
Atlantic Partners London s’est équipé d’un logiciel agréé MTD (Tax Optimiser) pour la réalisation des déclarations de TVA périodiques au Royaume-Uni.

La deuxième étape concernera les déclarations d’impôt sur le revenu pour les auto-entrepreneurs notamment (self assessment for self-employed) et les déclarations d’impôt sur les sociétés (Corporation tax return).
En prévision de cette deuxième étape, Atlantic Partners London s’est équipé d’un logiciel agréé MTD pour la production de vos comptes annuels et de votre liasse fiscale, et leur dépôt dématérialisé auprès de Companies House et HMRC.

En ce qui concerne le processus de paie en particulier pour lequel il est indispensable de répondre aux exigences du RGPD, nous disposons d’un outil de gestion de la paie en ligne Ekofiles qui permet le stockage sécurisé et confidentiel des bulletins de paie des salariés. Les salariés reçoivent un email sur leur messagerie personnelle lorsqu’un nouveau document est à leur disposition (par exemple, bulletin de paie, P45 ou P60).

Cet outil permet également aux salariés de faire leurs demandes de congés de façon dématérialisée, au manager de les valider, et ainsi de pouvoir suivre les collaborateurs qui sont en congés et le nombre de jours leur restant à poser à tout moment.

N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur nos outils de gestion dématérialisés et pour vous mettre en conformité vis-à-vis de votre processus de dématérialisation (RGPD, facturation électronique…).